Hét toonaangevende zakenplatform voor Vlaanderen
Stellen dat de financiële gezondheid van uw onderneming gebaat is bij een coherent debiteurenbeleid, met aanpak van a tot z, is een open deur intrappen. Enerzijds is er nood aan een doordacht intern debiteurentraject. Daarnaast doet u als onderneming, als sluitstuk van dat proces, voor hardleerse wanbetalers best een beroep op een gespecialiseerde partner, die u ontzorgt en ontlast. Mathieu Verfaillie, advocaat bij Lexis Advocaten geeft tekst en uitleg.
Niet alleen de (interne) procedures zijn van belang. Een efficiënt debiteurenbeheer begint bij voldoende aandacht voor accurate facturatie. Een onduidelijke, slordige, foutieve of laattijdig opgestelde factuur verhoogt het risico op betwisting. Het inningsproces kan daardoor mislukken, vertraging oplopen en bijkomende kosten met zich meebrengen.
Ook de toepasselijke algemene voorwaarden van de onderneming maken een essentieel onderdeel uit van een doeltreffend debiteurenbeleid. Deze voorwaarden bevatten onder meer bepalingen die de betalingsmodaliteiten vastleggen en definiëren de gevolgen in geval van laattijdige betaling.
In de praktijk stellen we vast dat een minderheid van de ondernemingen geen algemene voorwaarden hanteert. Dit verzwakt hun contractuele positie. Andere ondernemingen beschikken wel over voorwaarden, maar deze zijn vaak (gedeeltelijk) in strijd met de geldende regelgeving, onvoldoende kwalitatief en daardoor juridisch onbruikbaar en niet afdwingbaar. Het spreekt voor zich dat dit nadelig is voor de onderneming die deze inroept.
Algemene voorwaarden hebben slechts waarde wanneer deze in het voordeel van uw onderneming kunnen ingeroepen worden ten aanzien van uw contractspartij. Dit betekent dat uw klant bij voorkeur voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid moet hebben om deze voorwaarden te lezen en dat hij of zij deze ook aanvaardt.
Ten aanzien van ondernemingen bestaat er enige soepelheid, maar in relaties met consumenten gelden er strikte regels. Indien een onderneming niet kan aantonen dat de consument de algemene voorwaarden vooraf heeft gelezen en goedgekeurd, zullen deze buiten beschouwing worden gelaten. Algemene voorwaarden die pas na contractsluiting voor het eerst opduiken, bijv. op de achterzijde van een factuur, zullen consumenten dus niet binden.
Het is noodzakelijk om uw algemene voorwaarden mee te delen bij aanvang van de overeenkomst, bijv. bij het overmaken van de offerte, bestelbon of opdracht(bevestiging). Idealiter ondertekent de klant op dat ogenblik de algemene voorwaarden “voor kennisname en akkoord”.
Houd daarbij tevens rekening dat het louter publiceren van uw voorwaarden op de website niet altijd zal volstaan. De consument zal daardoor niet gebonden zijn. Maar ook de afdwingbaarheid ervan ten aanzien van ondernemers hangt af van de manier waarop de overeenkomst tot stand is gekomen.
In digitale omgevingen is het daarom aangewezen dat uw klant, nadat de voorwaarden effectief zijn verschenen, expliciet bevestigt, bijv. via het aanvinken, dat hij of zij de algemene voorwaarden heeft gelezen en aanvaard.
Maar zelfs aanvaarde voorwaarden kunnen in bepaalde gevallen voor problemen zorgen. Dit betekent concreet dat de onderneming bepaalde clausules niet zal kunnen inroepen.
De inhoud van de algemene voorwaarden moet in essentie evenwichtig zijn. Algemene voorwaarden die al te éénzijdig zijn, zullen in de praktijk dus geen uitwerking kennen of minstens voor betwisting zorgen. Zo zijn buitensporige schadevergoedingen uit den boze en kunnen ondernemingen niet éénzijdig essentiële kenmerken van de overeenkomst, leveringstermijnen of de prijs van een bestelling wijzigen. Algemene voorwaarden die al te éénzijdig zijn, zullen in de praktijk dus geen uitwerking kennen.
Consumenten genieten verregaande bescherming, die verder gaat dan de beperkingen tussen ondernemingen. Zo is elke bepaling ongeldig die stelt dat de consument onmiddellijk bij vervaldag van een factuur een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd is. De wet verplicht immers dat de consument eerst een kosteloze aanmaning ontvangt, gevolgd door een termijn van veertien dagen om zonder kosten te betalen. Pas na het verstrijken van deze termijn kunnen eventueel interesten en kosten worden aangerekend, waarvan het bedrag overigens wettelijk is begrensd.
Kies dus het zekere voor het onzekere en laat u in deze complexe materie bijstaan door specialisten. Als incasso-advocaten zijn we adviseurs, die de ondernemer wijzen op de valkuilen en hen helpen om risico’s in te schatten en te beheersen.
Stasegemsestraat 131 bus A 8500 Kortrijk
056 51 98 35 incasso@lexis.be
www.lexis.be
