“Zie e-facturatie vooral als een hefboom om efficiënter te werken”

PEPPOL komt eraan. Bent u er klaar voor?

Vanaf 2026 wordt e-facturatie via het PEPPOL-netwerk verplicht voor zo goed als alle btw-plichtige Belgische ondernemingen. Maar in de praktijk blijkt dat een meerderheid daar vandaag nog niet klaar voor is, ondanks de vele sensibiliseringscampagnes. VGD waarschuwt: onderneem nú actie. Want wie niet tijdig schakelt, riskeert boetes of sancties.

We kunnen er niet om heen: PEPPOL komt eraan. Dat betekent dat vanaf 1 januari 2026 Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn, verplicht worden om hun facturen elektronisch te versturen via dit digitale Europese netwerk. De oorsprong van de maatregel ligt in een groeiende bezorgdheid over btw-fraude. “De Europese wetgever stelt al langer vast dat er een groot verschil zit tussen wat er aan btw wordt aangerekend en wat er vandaag effectief wordt geïnd”, vertelt Tom Rijckaert van VGD. “E-facturatie is daarop het wetgevend antwoord en zal een belangrijke rol spelen bij near real time e-reporting, dat normaliter in 2028 verplicht wordt.”

Efficiëntie, snelheid en betere controle

Vanaf 2030 komt daar nog een andere Europese verplichting bovenop. Die richtlijn stipuleert dat ook transacties met ondernemingen uit andere Europese landen via het PEPPOL-netwerk moeten verlopen. “Het is belangrijk om het brede plaatje te zien. De richtlijnen maken integraal deel uit van een Europese digitale strategie”, legt Anthony De Prol van VGD uit. Bovendien zijn er aan deze nieuwe regels ook voordelen verbonden. “Digitale facturen zullen bijvoorbeeld niet meer verloren raken en dankzij de automatische verwerking zal ook het risico op fouten verkleinen. Ondernemingen krijgen ook veel sneller zicht op hun cijfers. Bijgevolg moet je de overstap naar PEPPOL niet als een verplichting zien, maar eerder als een hefboom naar meer ­efficiëntie.”

Ondernemingen die de overstap willen maken, moeten gebruikmaken van een access point. Dat is een digitale toegangspoort, gekoppeld aan het bestaande boekhoud- of ERP-pakket, die bedrijven met elkaar verbindt via een unieke identificator, meestal het btw-nummer. “Die toegangspoort is een soort van digitale brievenbus, waarbij PEPPOL ervoor zorgt dat elke factuur automatisch in de juiste bus terechtkomt”, legt Anthony De Prol uit. “Heel concreet: je maakt je factuur op in je vertrouwde softwarepakket. Vervolgens wordt die via een access point gevalideerd en doorgestuurd naar het netwerk, dat ze meteen aflevert in het boekhoudsysteem van de ontvanger, zonder extra handelingen.”

Nu schakelen om straks in orde te zijn

Ondanks de vele voordelen die de overgang naar PEPPOL biedt, zijn veel ondernemingen vandaag nog niet klaar om de overstap te maken. “Sommigen zijn zich niet bewust van de verplichting, anderen schuiven het voor zich uit. Echter, denken dat er nog tijd genoeg voor is, is een valkuil. Wie tegen begin 2026 niet in orde is, riskeert wel degelijk een sanctie”, waarschuwt Tom Rijckaert. Daarom schieten ondernemingen dus best nu in actie. “Software vormt daarbij het grootste struikelblok. Zo werken veel ondernemingen nog vaak met verouderde pakketten, die niet overweg kunnen met PEPPOL.”

Daarom is het cruciaal om eerst in kaart te brengen met welke software en tools je werkt, zodat je vervolgens vlot de overstap kan maken. “Een audit of vrijblijvende check-up toont dan meteen hoever je staat en wat er nog moet gebeuren om compliant te zijn. Daarbij kunnen bedrijven alvast rekenen op de expertise van VGD. We begeleiden hen stap voor stap, van check-up tot implementatie van de juiste tool, naar een duurzame toekomst”, besluiten Tom Rijckaert en Anthony De Prol.