E-invoicing: een nieuwe realiteit vol kansen

Vanaf 2026 zal het voor alle ondernemingen in ons land verplicht zijn om facturen digitaal te versturen en te betalen. Deze verplichting zal niet enkel voor extra overheidsinkomsten zorgen, maar zal de digitalisering van het bedrijfsleven ook naar een volgend niveau brengen. We maken een stand van zaken op, anderhalf jaar voor de deadline. 

E-invoicing of elektronische facturatie is het proces waarbij een digitale factuur in een gestructureerd elektronisch formaat uitgewisseld wordt tussen klant en leverancier. Dit betekent met andere woorden: geen pdf-bestand of brief met alle nodige informatie, maar een gecodeerd elektronisch document dat – in de regel geautomatiseerd – rechtstreeks naar een boekhoudsysteem wordt verzonden. In het kader van de strijd tegen fraude en administratieve lasten, heeft de regering-De Croo beslist dat e-invoicing verplicht wordt vanaf 1 januari 2026, via het Europese Peppol-netwerk.

Die verplichting zal aanpassingen en investeringen vergen van het bedrijfsleven. “Maar deze switch brengt ook heel wat voordelen met zich mee”, legt Christophe Vanhoutte uit. Hij is country manager bij Unifiedpost, een Belgisch specialist in elektronische facturatie. “In de eerste plaats zorgt het voor tijdswinst, omdat de gegevens niet meer moeten overgetypt worden in de boekhoudingssystemen. Dit betekent een hogere efficiëntie en dus een daling in de kostprijs die hiermee gepaard gaat. Volgens een studie van de Universiteit Hasselt kunnen de totale besparingen in België oplopen tot meer dan 3,6 miljard euro. Daarnaast verdwijnt hierdoor ook de mogelijke foutenlast, verbetert de cashflow en verhoogt ook de transparantie.” 

Het verklaart meteen waarom de overheid de verplichting invoert vanaf 2026. Ze krijgt immers beter en sneller zicht op de verrichtingen en zal zo minder btw-inkomsten mislopen. “In landen waar deze verplichting al is ingevoerd, had dit een overduidelijk positief effect op de schatkist”, gaat Vanhoutte verder. “Voor Italië bijvoorbeeld, waar e-invoicing al in 2014 gedeeltelijk werd ingevoerd, wordt de opbrengst van deze maatregel geschat op 3 tot 4 miljard euro.” 

De impact van deze verplichting voor Belgische ondernemingen mag niet worden onderschat. Zo schat ondernemersorganisatie Unizo dat momenteel slechts 15% van de facturen al in een gestructureerd elektronisch formaat wordt verstuurd. “Dat is hoe dan ook opvallend. Bedrijven zetten vandaag massaal in op de digitalisering van hun processen, maar voor wat betreft facturatie, wat de facto de hoeksteen is van de bedrijfsvoering, is men opvallend terughoudender”, stelt Christophe Vanhoutte. 

Die context verklaart ook meteen waarom heel wat aanbieders van technologie die digitaal factureren mogelijk maakt momenteel extra inzetten op bewustmaking en ondersteuning. Dat geldt bijvoorbeeld voor de sociale secretariaten. Tanguy Nicolay, portfolio manager kmo bij SD Worx: “Omdat we in de praktijk merken dat de overstap geen evidentie is, hebben we de Finbox ontwikkeld. Deze oplossing stelt de ondernemer of accountant in staat om zelf te bepalen aan welke snelheid hij of zij zijn administratie gaat digitaliseren.” 

“De gebruikers van Finbox kunnen via deze weg ook kiezen om Peppol, het systeem van digitale facturatie dat straks verplicht moet worden gebruikt, te gaan activeren. Onze oplossing moet dus echt gezien worden als een opstap naar de nieuwe realiteit van e-invoicing.”

Toch is de verplichting vanaf 2026 geen eindpunt in deze evolutie. Door digitale facturatie te koppelen met AI en machine learning zal ze de komende jaren steeds meer kunnen worden ingezet als een competitief voordeel en een belangrijker enabler worden van nieuwe opportuniteiten in het bedrijfsleven. 

Zo zullen veranderende wetgevingen op nationaal en Europees niveau meteen in rekening kunnen worden gebracht, waardoor mismatches kunnen worden vermeden en betere klantenrelaties kunnen worden opgebouwd. “In essentie is e-invoicing niet zozeer een technologische ontwikkeling, maar wel een paradigmashift, die invloed heeft op ieder facet van de bedrijfsvoering”, besluit Kim De Bruin, AI Principle pioneer bij Google hierover in haar eigen communicatie.