Van regeerakkoord naar werkvloer: verplichte wijzigingen in het arbeidsreglement

Het regeerakkoord brengt een aantal nieuwe maatregelen met zich mee die gevolgen hebben voor het arbeidsreglement. Om weer volledig in lijn te zijn met de wetgeving, moet je als werkgever je arbeidsreglement op een paar punten aanpassen. Anna Bauwens, Legal-HR adviseur bij Titeca pro accountants & experts, geeft een duidelijk overzicht van de vereiste wijzigingen en wat ze betekenen.

Welke aanpassingen zijn vereist sinds 1 januari ?

Vermindering van het aantal dagen arbeidsongeschiktheid waarvoor geen medisch attest vereist is

Tot 2025 moesten werknemers voor de eerste dag van hun ziekteperiode geen medisch attest indienen, en dit tot 3 kalenderdagen per jaar. Ondernemingen met minder dan 50 werknemers konden afwijken van deze regeling en dus toch een medisch attest vragen vanaf de eerste dag.

Vanaf 1 januari is de vrijstelling van een medisch attest slechts mogelijk voor 2 kalenderdagen per jaar. De mogelijkheid om af te wijken van deze vrijstelling blijft bestaan voor ondernemingen met minder dan 50 werknemers.

Wil je van deze vrijstelling gebruik maken, maar heb je niks vastgelegd in je arbeidsreglement? Dan hebben je werknemers automatisch recht op deze attestvrije dagen. Wil je dat een attest verplicht blijft vanaf de eerste dag arbeidsongeschiktheid? Dan moet je dat expliciet opnemen in je arbeidsreglement.

Verlenging van de hervaltermijn voor gewaarborgd loon tot 8 weken

Sinds 1 januari werd de hervaltermijn voor het recht op gewaarborgd loon verlengd van 14 dagen naar 8 weken. Een werknemer heeft dus pas opnieuw recht op gewaarborgd loon als hij, na een eerste periode van arbeidsongeschiktheid waarbij het gewaarborgd loon volledig uitgeput werd, minstens 8 weken effectief aan het werk was.

Wordt de werknemer binnen die 8 weken opnieuw ziek door dezelfde aandoening? Dan ontstaat er geen nieuw recht op gewaarborgd loon.

De bestaande uitzonderingen blijven behouden:

• Als het gewaarborgd loon tijdens de eerste ziekteperiode niet volledig werd uitgeput, zal de werkgever het resterende saldo van de 30 dagen gewaarborgd loon toch moeten uitbetalen tijdens de tweede ziekteperiode.
• Als de werknemer binnen deze termijn van 8 weken opnieuw arbeidsongeschikt wordt door een andere ziekte, ontstaat er een volledig nieuw recht op gewaarborgd loon.

Bevat jouw arbeidsreglement nog een verwijzing naar de oude termijn van 14 dagen? Om discussies te vermijden, is het raadzaam om dit aan te passen naar de nieuwe termijn van 8 weken.

Verplichte invoeging van contactprocedure voor arbeidsongeschikte werknemers

De lijst met elementen die verplicht moeten worden opgenomen in het arbeidsreglement, werd uitgebreid. Ook de procedure voor het onderhouden van het contact met arbeidsongeschikte werknemers moet je nu vermelden in het arbeidsreglement.

Minstens de frequentie van het contact en de naam van de persoon door wie de arbeidsongeschikte werknemer zal worden gecontacteerd, moet vermeld zijn.

Het doel van deze nieuwe verplichting is om contact te houden met de arbeidsongeschikte werknemer en zo zijn terugkeer te faciliteren. De procedure mag dus niet dienen om na te gaan of de afwezigheid van deze werknemer gegrond is.

Waarom is een up-to-date en degelijk arbeidsreglement essentieel?

De invoering van deze maatregelen is het ideale moment om jouw volledige arbeidsreglement tegen het licht te houden. Een geactualiseerd en goed opgesteld arbeidsreglement blijft een cruciaal instrument voor jou als werkgever: het biedt duidelijkheid, voorkomt interpretatieproblemen en versterkt je positie bij eventuele geschillen.

Zo laat het je toe om specifieke omstandigheden te definiëren die een ontslag om dringende redenen kunnen rechtvaardigen, kan je een coherent sanctiebeleid vastleggen en kan je duidelijke afspraken opnemen omtrent vertrouwelijkheid en andere essentiële gedragsregels.