Sector van beurzen en events laat coronapandemie achter zich

“Nooit geziene drukte veroorzaakt tekort aan mensen en materialen”

Beursorganisatoren, event agencies en hun hele toeleveringsketen werden zwaar getroffen door de coronapandemie. Gelukkig veert de sector sinds het voorjaar van 2022 weer op, met door de drukte zelfs een acuut personeelstekort bij momenten. Business Vlaanderen bracht zes ervaren rotten in het vak samen voor een gesprek over die moeilijke periode en het toekomstperspectief voor beurzen en events: Bartel Van Iseghem (Meet Marcel), Katrien Van Eeckhoutte (Concertgebouw Brugge), Barbara Stevens (Colorclub), Gregory Olszewski (The Fair Experts), Saskia Soete-De Boosere (Kortrijk Xpo) en Dirk Van Roy (Easyfairs Belgium).

De sector van beurzen en events heeft twee bijzonder moeilijke jaren achter de rug. De overheid nam strenge maatregelen om het coronavirus in te dijken en net als de cultuursector, werd ook het organiseren van grootschalige beurzen en events aan banden gelegd. Intussen kan en mag alles weer, maar de pandemie heeft een zware impact gehad en die zal zich nog een tijd laten voelen.

“We zien een duidelijke heropleving bij onze klanten, vooral in het B2B-segment: zeer veel beurzen en events keren terug, al dan niet met aangepaste formules en nieuwe formats. De digitale aspecten zullen belangrijk blijven, maar iedereen is blij dat hij terug zijn klanten, partners en zelfs concurrenten kan ontmoeten”, vertelt Saskia Soete-De Boosere (Kortrijk Xpo). “Financieel was corona een aderlating. Het valt moeilijk te voorspellen wanneer we dat verlies weer ingehaald zullen hebben. Veel hangt af van hoe de economie de komende maanden zal evolueren.”

Dirk Van Roy van Easyfairs Belgium beaamt dat: “We hadden gelukkig het mechanisme van de tijdelijke werkloosheid en financiële steun van de overheid. Dat heeft veel bedrijven in de sector recht gehouden. Nu moeten we weer zelf onze boontjes doppen en ik ben toch ongerust over wat er op ons afkomt: de onzekerheid rond Oekraïne, de inflatie, de energieprijzen … Ook wij hebben onze tarieven aangepast, maar we kunnen niet blijven opslaan. We willen blijven organiseren en vermijden dat klanten afhaken.”

The Fair Experts, onder meer bekend van Matexpo, lieten in het najaar van 2021 één van hun beurzen wel doorgaan. “Voor ons was het belangrijk om een signaal te geven: als het mag van de overheid, dan moet je die ‘window of opportunity’ ook benutten”, stelt Gregory Olszewski. “We zijn daar misschien wat koppig geweest. Niet iedereen was overtuigd, maar die kleinere beurs kon met de nodige maatregelen uiteindelijk toch doorgaan. Het heeft ons ook geholpen om die periode door te komen. Want, laten we wel wezen, eigenlijk heeft de politiek geen kaas gegeten van ons vak. Een event of beurs organiseer je niet zomaar even in twee weken tijd.”

“Onze sector is ook zo divers: beurzen, B2B- en B2C-events, concerten … Men slaagde er niet in om daar een onderscheid in te maken. Eén set maatregelen willen toepassen op zowel een festival, trouwzaal of corporate event werkt niet en creëert frustratie en gemiste kansen”, vult Barbara Stevens aan. “Zelf hebben we nooit stilgezeten en zijn we blijven zoeken naar opportuniteiten en nieuwe concepten. Dat leidde bijvoorbeeld tot concerten in de Ghelamco Arena en het Serre Pop-Up restaurant. Eigenlijk hebben we nog nooit zo hard gewerkt als toen.” 

Het Concertgebouw Brugge, waar Katrien Van Eeckhoutte algemeen directeur is, moest de eigen culturele werking een tijdlang opschorten: “Daarna mochten we voor 200 toeschouwers openen. De artiesten waren enthousiast, want die wilden hun publiek terugzien. Maar voor ons betekende dat een pak onrendabele events. We deden het toch, omdat je op de lange termijn denkt en artiesten wil ondersteunen. Voor de zaalverhuur aan organisatoren van congressen en events kwam het erop neer dat we talloze keren moesten herboeken én dat nieuwe klanten ons vonden omdat we veel ruimte hebben. Een effect op langere termijn is wel dat we in 2023 weinig meerdaagse congressen hebben, omdat die meestal twee tot drie jaar tevoren worden gepland.”

Event agency MeetMarcel maakte van de nood een deugd en koos zoals vele organisaties voor een strategische bezinning. “We gingen vrij snel brainstormen over hoe we na corona zouden heropstarten, hoe we de schaarste aan mensen en middelen zouden opvangen en hoe we in de toekomst weer konden aanknopen met groei. Eind 2021 beslisten we daarom om samen te gaan met het grotere creatief agency onlyhumans, waar ook Mortierbrigade deel van uitmaakt. Door de krachten te bundelen maken we nu meer kans bij grote pitches voor internationale bedrijven. Dat is ook het segment waar we meer actief in willen worden.”

Nu de sector van beurzen en events weer aantrekt, komen nog pijnpunten naar boven die door corona zijn veroorzaakt. Eén ervan is een tekort aan mankracht. Dirk Van Roy: “De markt trekt duidelijk aan. De zomer is klassiek kalmer, nog nooit was het zo druk als dit jaar. Maar daar staat tegenover dat onze toeleveranciers problemen hebben. In juni heeft een klant een corporate event moeten afgelasten omdat ze geen cateraar vonden voor een groep van 700 mensen. Ik hoor ook steeds vaker problemen bij leveranciers in de standbouw, ridging, klank en licht … die bedrijven zijn een aantal mensen kwijt geraakt en ondervinden nu veel moeite om weer te kunnen aanwerven.”

Ook het Concertgebouw ondervindt dat. “We zien het bij onze onderaannemers en zelfs in de eigen organisatie. Ons zaal- en technisch personeel dat de events faciliteert, heeft vaak thuis gezeten. Een aantal mensen die instaan voor horeca of onthaal heeft geproefd van een andere job, met een beter loon of meer regelmatige uren … Er is een brain drain uit de sector gebeurd en dat vang je niet in 1-2-3 op”, aldus Katrien Van Eeckhoutte. 

Barbara Stevens van Colorclub, dat naast eigen events ook de uitbating verzorgt van eventlocaties in de stadions van AA Gent, Anderlecht, Charleroi en Genk, beaamt dat: “Het voorjaar en de zomer zijn nog nooit zo druk geweest. Sinds het weer mag, wil elke organisatie iets doen voor klanten, partners of medewerkers. Ook september kondigt zich bijzonder druk aan, met een tekort aan mensen en materialen. We zien trouwens dat last minute werken, het nieuwe normaal is geworden.”

“We moeten ons talent koesteren”, geeft Dirk Van Roy toe. “Er zijn tientallen mensen die noodgedwongen andere oorden hebben opgezocht, maar sinds 2021 zijn wij opnieuw volop beginnen aan te werven. Doordat hybride events en het digitale belangrijker zijn geworden, zoeken we onder meer naar digital native talenten. Maar dat vergt ook een aanpassing aan onze manier van werken. We moeten ervoor zorgen dat iedereen elkaar en het bedrijf goed leert kennen.”

Ondanks alles blijven onze panelleden optimistisch gestemd voor de toekomst. Gregory Olszewski: “Ik zie veel potentieel voor lokale vakbeurzen. Tot 2020 was Duitsland het mekka voor internationale vakbeurzen. Maar bedrijven blijken af te haken voor die grote Duitse ‘Messes’ en willen hun klanten dichter bij huis ontvangen. Wij kunnen daarop inspelen met bestaande en nieuwe initiatieven.” 

“Voor ons als event agency wordt de wereld steeds kleiner en krijgen live events een steeds groter belang in de communicatiemix. Wij krijgen nu vragen van grote bedrijven die we 10 jaar geleden nooit via hun reclameagentschap binnen kregen”, weet Bartel Van Iseghem. “Er wordt duidelijk geïnvesteerd in live communicatie, omdat het een noodzaak is om specifieke doelgroepen, en al zeker jongeren, te bereiken. Meer dan ooit kunnen we onze waarde bewijzen met creatieve en disruptieve concepten.” 

Saskia Soete-De Boosere is er zelfs van overtuigd dat corona op de lange termijn een zegen zal blijken: “Vroeger werden geregeld vragen gesteld bij het toekomstmodel van onze B2B-beurzen. Dat is nu niet meer zo. Iedereen beseft het belang van face-to-face communicatie. De aanpak zal wel veranderen, het digitale is essentieel in het voor- en natraject. Maar je blijft naar een beurs gaan om mensen te ontmoeten, om leads te genereren en er hopelijk business uit te halen. Die missie zal overeind blijven.”