Hét toonaangevende zakenplatform voor Vlaanderen
Ondernemers houden van inspirerende congressen, verrassende teambuildings en creatieve feestjes met netwerkmogelijkheden. Na de covidperiode is de eventsector, waarbij strikte maatregelen golden en online events boomden, en het live-gebeuren weer helemaal opgeveerd. Hoe staat de eventsector er vandaag voor? Wat verwachten klanten en wat betekent dat voor de organisatoren en leveranciers van al die events? Wij brachten drie professionals rond de tafel voor een stand van zaken: Steve Roose (event manager bij Event Mosaic), Séverine Smetz (national B2B sales manager bij Kinepolis) en Dan Vandevoorde van Xtreme Creations, dat opblaasbare decorstukken produceert.
Na een carrière bij een Brussels event agency, besloot Steve Roose in 2001 om een eigen eventkantoor op te richten in Brugge. Het bedrijf wordt intussen door een vroegere medewerker geleid. “We hebben de voorbije 25 jaar een mooi parcours gereden. We leggen ons toe op bedrijfsevents, teambuildings en het begeleiden van seminaries en incentives, ook voor buitenlandse klanten”, legt Roose uit. “Covid is uiteraard de grootste crisis geweest die we hebben meegemaakt. Wij stelden ons de vraag: zullen bedrijven nog investeren in het samenbrengen van mensen? Gelukkig is snel gebleken dat het verlangen naar fysieke ontmoetingen groot was. 2024 was zelfs een recordjaar waarbij we overrompeld werden met aanvragen.”
Séverine Smetz staat aan het hoofd van een 20-koppig team dat instaat voor de B2B-activiteiten van Kinepolis: “We ontvangen in onze cinemazalen en receptieruimtes o.a. congressen, productlanceringen, groepen die een avant-première van een film boeken tot zelfs misvieringen. De bedoeling is uiteraard om de faciliteiten maximaal te benutten overdag, wanneer er geen of minder filmvertoningen zijn. Uiteraard blijven we in de eerste plaats een bioscoop voor B2C-publiek, maar de pieken van beide activiteiten vallen meestal niet samen.”
Ook voor Kinepolis was covid een moeilijke periode. “Twee jaar lang heeft dit een grote impact gehad op de zaalverhuur. En meteen daarna kwam de staking in Hollywood, waardoor er een tijd lang veel minder blockbusters waren. We hebben ten tijde van de pandemie geïnvesteerd in een studio voor webinars. Maar eigenlijk is die vraag uit de markt stilgevallen, mensen waren het moe om naar het scherm van hun laptop te kijken. Het menselijke contact is helemaal terug en wij zitten wat B2B-events betreft zelfs terug op het pré-covid-niveau”
Dan Vandevoorde is eerder toevallig in de eventsector beland. “Toen ik afgestudeerd was, vond ik niet meteen een job. Samen met een vriend ben ik dan maar ondernemer geworden en bij toeval zijn we bij opblaasbare decors uitgekomen. 31 jaar geleden was dat heel vernieuwend. Vandaag zijn onze inflatables internationaal gewild bij festivals, openluchtevents en sportmanifestaties. We kunnen heel creatieve concepten mogelijk maken en die veel sneller realiseren dan met vaste materialen.”
Xtreme Creations heeft intussen naam en faam gemaakt. “Net voor covid waren we bijvoorbeeld in gesprek met creatievelingen die voor Billy Eilish en Dua Lipa werken, om opblaasbare decorstukken voor hun tournees te ontwikkelen. En toen gooide het virus roet in het eten. Doordat er geen events, festivals of beurzen konden doorgaan, zakte onze omzet fors. Gelukkig haalden we een project binnen om tankers voor Ineos te voorzien van bestickering. Dat heeft ons overeind gehouden. En ook wij zijn snel na de pandemie weer in overdrive gegaan. Dat ons product zeer ‘instagrammable’ is, speelt daar uiteraard ook een rol in. Met de regelmaat van de klok zie ik onze creaties opduiken op de socials.”
Een nadeel van die periode is wel dat er een flinke uitstroom aan talent is geweest. Medewerkers van event agencies, traiteurs en andere leveranciers gingen op zoek naar een job met meer zekerheid. “Zoals elke sector worden we vandaag geconfronteerd met de krapte op de arbeidsmarkt”, stelt Séverine Smetz. “Bij Kinepolis voelen we het minder, omdat wij een vaste ploeg hebben, die we aanvullen met leveranciers en een poule van jobstudenten, die door een uitzendkantoor geregeld wordt. Maar ik merk wel dat het vooral voor de cateraars een uitdaging is om voldoende mensen te vinden.”
Het is niet enkel een probleem van voldoende handen te hebben om een event tot een goed einde te brengen, ook de beschikbaarheid die de sector vereist, speelt mee. Steve Roose: “Ik zeg altijd: in events werken is geen job, maar een levensstijl. Wij kijken niet op een uur meer, want anders kan je het gewoon niet waarmaken voor je klant. Er zijn altijd last-minute wijzigingen, hoge gasten die vertraging oplopen, weersomstandigheden die een impact hebben … Als event manager is het dan mijn taak om ad rem te reageren en samen met onze medewerkers en leveranciers zo flexibel mogelijk in te spelen op die onverwachte zaken. Je moet dus stressbestendig zijn en over een goeie fysiek beschikken om het vol te houden. Maar anderzijds: wanneer de gasten met een glimlach vertrekken, hou je er ook de beste herinneringen aan over, elke keer opnieuw.”
Dan Vandevoorde beaamt dat: “De uitdaging is dat wij soms technisch zeer complexe zaken in zeer korte tijd moeten produceren. We zoeken dan naar een balans tussen het haalbare en het budget van de klant. Maar als ik onze decorstukken dan zie op Tomorrowland, bij Louis Vuitton of op het podium bij de Jeugd van Tegenwoordig in het Sportpaleis, dan glim ik toch ook van trots.”
Een andere uitdaging is de tendens rond duurzaamheid. Steeds meer bedrijven willen ook dat hun event op een zo duurzaam mogelijke manier wordt georganiseerd. “Dit thema leeft heel erg bij de agencies. Meer en meer willen klanten meetbare data over CO2-uitstoot. We hebben als sector dan ook een app ontwikkeld om op specifieke vragen te kunnen antwoorden”, vertelt Steve Roose. “Bij Event Mosaic hanteren we als principe om diensten zo dicht mogelijk bij de event locatie in te huren, denk aan lokale audiovisuele en cateringpartners. We proberen zoveel mogelijk afval te vermijden. En ik merk dat sommige bedrijven ook voor het eten bijvoorbeeld andere eisen stellen dan vroeger. Soms is rundvlees niet meer gewenst.”
Bij Kinepolis stelt Séverine Smetz vast dat de aandacht voor duurzaamheid het afgelopen jaar minder hoog op de agenda stond. “Ik vermoed dat bedrijven in de huidige economische context andere afwegingen maken. Duurzame maatregelen vergen immers meestal een hoger budget. Zelf besteden we veel aandacht aan het energiemanagement en de afvalsortering.”
Dan Vandevoorde ziet dat zijn product aan terrein wint omwille van de trend naar meer duurzaamheid. “Het is een ideaal alternatief voor de grote 3D-vormen die je in carnavalstoeten en op festivalpodia ziet. Die zijn gemaakt van kunststof, zoals isomo, geverfd en gecoat omwille van brandveiligheid. Zulke stukken zijn ofwel slechts éénmalig bruikbaar ofwel is er veel opslagruimte nodig”, legt hij uit. “Onze inflatables nemen veel minder plaats in en je kan ze dus ook makkelijk transporteren, opslaan en hergebruiken. Zo haalt een klant een optimaal rendement uit zijn investering. We kunnen zelfs zo ver gaan als grondstoffen te hergebruiken in nieuwe creaties.”
Voor 2026 houden alle drie de eventprofessionals hun hart vast. De economische onzekerheid laat zich voelen. “We merken dat er druk zit op de budgetten van onze klanten, zoals marketeers en event agencies. Dat betekent ook dat er minder ruimte komt voor creativiteit”, weet Dan Vandevoorde. “Gelukkig werken wij internationaal. We hebben klanten in heel Europa, en zelfs tot in Australië, Azië, Mexico en de VS. Dus de geopolitiek speelt net iets minder mee.”
Steve Roose beaamt: “Er treedt inderdaad een vertraging op, als gevolg van de handelsoorlog die Trump heeft ontketend. In de hele sector zien we dat budgetten onder het vergrootglas worden gelegd en dat we meer inspanningen moeten leveren om dossiers binnen te halen. 2026 kondigt zich dus moeilijk aan. Gelukkig hebben we dat al eerder meegemaakt, we weten dat we daar door moeten en dat het zich uiteindelijk wel zal herstellen, hopelijk binnen de zes à acht maanden.”
“Ik merk ook dat sommige klanten de events wat meer spreiden in de tijd, om budgettaire ruimte vrij te maken. Maar de belangrijkste conclusie lijkt me vooral dat bedrijven mensen willen blijven samenbrengen, ze blijven wel investeren in live connectie. Daardoor blijf ik optimistisch voor de toekomst”, besluit Séverine Smetz.
