PODCAST #1: Wat werkt in events? Drie experts over een sector in transitie

Transcript

Transcript

Business Vlaanderen – Aflevering 1

Gesprek over de eventsector
Host: Björn Crul
Gasten: Steve Roose (Event Mosaic), Severine Smetz (Kinepolis), Dan Vandevoorde (Xtreme Creations)

[00:03] – Björn Crul
Dag luisteraars en welkom in de Business Vlaanderen podcast, waarin we net als in ons magazine de vinger aan de pols houden van de trends en evoluties in het Vlaamse bedrijfsleven. In deze aflevering maken we een stand van zaken op van de eventsector.
Ondernemers houden nu eenmaal van inspirerende congressen, uitdagende teambuildings, spetterende feestjes en netwerkmogelijkheden. Maar waar leggen ze vandaag de klemtoon? En wat betekent dat voor organisatoren en leveranciers van al die events?
Ik bespreek dat met drie ervaren rotten in het vak. Steve Roose, creatieveling en organisator bij eventkantoor Event Mosaic. Severine Smetz, National B2B Sales Manager bij Kinepolis. En Dan Vandevoorde, oprichter en ook drijvende kracht achter Xtreme Creations, dat visuele ondersteuning levert, onder meer voor events.
Welkom alle drie. Steve, laat ik met jou beginnen. Wat is het laatste of een van de laatste events waar jij aan hebt meegewerkt en wat was jouw rol in dat event?

[01:04] – Steve Roose
Ik heb een paar weken terug voor een internationale farmaceutische firma in Brussel een high-end diner mogen organiseren met heel wat eisen, heel wat vragen daarrond. Mijn rol is de coördinatie daarvan te doen. Wij zorgen dat we de juiste partners hebben om een mooi evenement te maken. Al die mensen moeten geïnformeerd worden, moeten de juiste informatie hebben en natuurlijk qua timing en aanpassingen op het terrein zelf zijn wij ook aanwezig.
In dit geval ging het eigenlijk over een deal die afgerond was tussen een Amerikaanse en een Europese farmaceutische firma en alle stakeholders waren aanwezig met privé-bodyguards, eigen jet, eisen qua catering en aanpassingen en dergelijke.

[01:50] – Björn Crul
Een event verloopt nooit helemaal volgens het draaiboek. Wat is de grootste uitdaging die je dan op dat type event tegenkomt?

[01:58] – Steve Roose
Ik zeg altijd: één plus één is nooit twee in de eventsector. Ik denk dat we dat meteen allemaal begrijpen. De aanpassingen zijn dat er heel veel mensen bij betrokken zijn. En dat die aanpassingen komen van hogerhand en iedereen moet zich in dat schema, in dat aangepast model, kunnen vinden.
En dat gebeurt tijdens de voorbereidingen, maar dat gebeurt ook op het terrein zelf. En dan spreek ik nog niet over onverwachte zaken van vliegtuigen die niet aankomen op tijd of treinstakingen bijvoorbeeld die onverwacht opduiken.
Dus je moet altijd ad rem zijn, je moet altijd goed luisteren wat de klant wenst. En je moet ook vooral met je medewerkers, je leveranciers een goede band opbouwen. Want als je de dag voordien heel het schema anders wenst, moeten ook x aantal mensen zich daar kunnen aan aanpassen.
En dat vraagt flexibiliteit van de leveranciers ook. Dus met die mensen moet je altijd goed onderhandelen, spreken. Je moet ze kennen, je moet ze meegeven in je verhaal. Want iemand die een bord op tafel zet bij manier van spreken, weet niet wat al de rest van het verhaal is, maar die persoon moet ook enthousiast zijn. Die moet ook zeggen van: oké, wij werken samen, wij gaan samen voor dat project. Iedereen moet allemaal in dezelfde richting kijken.
Dus wat de klant vraagt is belangrijk, maar ook hoe je met je mensen, met je medewerkers en leveranciers samenwerkt, is op zijn minst even belangrijk.

[03:24] – Björn Crul
Jij bent een beetje de spin in het web denk ik dan, en moet je vooral een hoge stressdrempel hebben?

[03:27] – Steve Roose
Ja, ik denk dat als je de criteria op een rijtje zou zetten van wat kan of wat moet een eventmanager zijn, dan moet je vooral stressbestendig zijn. Uithouding is ook belangrijk, want je moet constant blijven die aanpassingen doen. Fysiek moet je ook in orde zijn.
Ik zeg dat er altijd graag bij, want bij een uitvoering ben je makkelijk 15, 16, 17 uur bezig. Dan kijk je naar je stappenteller en staat daar 38.000 stappen of zo.
Dus dat hoort er allemaal bij, maar het is ook een sector die enorm veel voldoening heeft. Als je dat graag doet, als je ziet dat de mensen met een smile terug vertrekken, die je bedanken, letterlijk een schouderklopje geven, dan ben je blij die dag.
Dus dan heb je iets gedaan voor die mensen, dan heb je iets goed gedaan en dat blijft een mooie herinnering voor jezelf, ook voor die mensen. En het blijft altijd een nieuw verhaal. Ik denk dat dat de rode draad is in het bestaan van een eventmanager: dat je eigenlijk nooit twee keer dezelfde dag…

[04:31] – Björn Crul
Is dat voor jou ook zo, Severine? Nooit twee keer dezelfde dag bij Kinepolis?

[04:41] – Severine Smetz
Geen dag is hetzelfde. Mijn rol is ook wel wat verschillend van Steve. Ik stuur het team van B2B-professionals aan. Dus zelf ben ik niet de coördinator van het evenement aan zich, wel van het team.
We zijn nationaal en lokaal geënt in onze bioscopen. En we doen echt heel veel B2B-activiteiten. Dat zijn avant-premières, maar dat zijn congressen, productlanceringen, hoe breed het ook mag gaan, tot zelfs misdiensten die we bij ons doen.
Dus ik kan heel veel voorbeelden geven. Het laatste grote dat we nu gehad hebben, is eentje van een klant die al 22 jaar voor Kinepolis Business kiest, en dat is Devox met de Java-compagnie. Dat is een groot ICT-congres over drie dagen.
En daarmee palmen ze eigenlijk onze volledige rechtervleugel in Kinepolis Antwerpen in. Zij pakken heel de evenementenlocatie die rechts van het complex gesitueerd is. En zij pakken dan congreszalen.
En dat loopt over drie dagen. Daar zit een fikse opbouw bij. En ja, heel fijne samenwerking.

[05:51] – Björn Crul
Kom je soms niet in een soort spreidstand? Want aan de ene kant moet de bioscoop open zijn voor mensen die naar de film willen komen, en aan de andere kant willen jullie natuurlijk zoveel mogelijk events hosten.

[06:01] – Severine Smetz
Absoluut. In de eerste plaats blijven wij natuurlijk een cinema voor het B2C-publiek. Maar wij moeten eigenlijk als opdracht zijn: wij zijn de kers op de taart.
De bioscopen zijn open, het licht brandt, het personeel is daar, we hebben een volledig team dat op B2B werkt en de faciliteiten zijn er. Faciliteiten waar bedrijven ook echt gebruik van kunnen maken.
Dus wij positioneren businessgewijs onze USP’s in de markt, en dat lukt ons heel goed.

[06:33] – Björn Crul
En die pieken vallen niet samen? Dat zijn aparte seizoenen?

[06:36] – Severine Smetz
Die pieken vallen van tijd samen, van tijd ook niet, en daarin proberen we vooral aanvullend te zijn. Zeker ook op filmevenementen, want we doen heel veel filmevenementen, maar ook heel veel non-filmevenementen.
Bij non-film kijken we dan: hoe zit dat in functie van de zalen die we hebben, welke zalen hebben we beschikbaar en welke zalen kunnen we dan vullen met B2B-activiteiten.
Waar we het grote voordeel hebben, is dat heel veel B2B doorgaat tijdens de dag, en ons B2C-publiek voornamelijk op de avond geconcentreerd zit.
En hetzelfde bij vakantiemomenten. Die zijn heel populair voor B2C-bezoekers, minder dan weer voor een B2B-profiel.
Maar er zijn zeker ook momenten waar het samenloopt. En dan spreken we met elkaar om te zien waar wij de best mogelijke outcome kunnen hebben.

[07:29] – Björn Crul
Dan kom ik bij jou. Jij bent een toeleverancier voor de eventsector. Jullie maken inflatables, opblaasbare decorstukken zal ik maar zeggen. Wat zijn zo de meest recente realisaties waar je echt trots op bent?

[07:38] – Dan Vandevoorde
In het buitenland hebben we het laatste grote festival – toch meer dan 50.000 mensen – het Electric Love Festival in Oostenrijk.
Daar hebben we drie raketmotoren gemaakt voor de stage hardstyle dance. Een specifieke manier van dansen, een specifieke soort muziek. Dat was co-creatie met andere elementen in hard materiaal. Je hebt geluid, muziek, led. Dus dat was de laatste route deze zomer.
En vorige week in België hebben we nog in de Lotto Arena, Sportpaleis in Antwerpen, De Jeugd van Tegenwoordig gehad.

[08:31] – Björn Crul
En wat hebben jullie daar dan bijvoorbeeld voor gemaakt?

[08:34] – Dan Vandevoorde
Die hebben op hun stage, die iets wat aangepast was ten opzichte van de tour voor hun twintigjarig bestaan ten opzichte van Nederland, een twaalftal grote inflatables die tijdens de show voor de led-schermen opgeblazen worden.
En objecten waar zij aan houden en waar een verhaal achter zit door een creatief schrijven dat aan zich de moeite waard is om te lezen.
Maar we hebben die inflatables gemaakt en de mensen die de productie doen, kunnen dat eigenlijk perfect zelf opblazen en coördineren.

[09:17] – Björn Crul
Severine, als ik kijk naar het aantal uitnodigingen dat ik vandaag binnenkrijg voor events, dan is de eventsector weer springlevend na een periode COVID waar het allemaal heel moeilijk was. Hoe zien jullie de markt vandaag bij Kinepolis?

[09:30] – Severine Smetz
Ik denk dat wij heel blij zijn dat we dat kunnen beamen. Ik zou zeggen: never underestimate the power of live. Want dat hebben wij toch wel heel sterk gemerkt.
We zijn van de ene op de andere dag, B2B-gewijs, ja… dat was de deur dicht op slot. En natuurlijk zit je dan met een vrees, want eerst dachten we: oh, twee weken vakantie voor iedereen.
Maar dat bleek meer dan twee jaar te worden. Wij zaten ook als sector ergens overal wel en niet tussen.
En dan zit je met een vrees: hoe gaan we dat ooit terug recupereren? En dat is eigenlijk heel snel gegaan.
We hebben heel snel onze vaste klanten terug kunnen binnenhalen.
We hadden natuurlijk nog een tweede uitdaging na COVID: de Hollywood-staking. En dat betekende voor ons op contentgebied echt een groot issue.
We doen honderden evenementen per jaar voor bedrijven, en daar zit heel veel film in. En dan moet je natuurlijk ook de content hebben om die klanten tot bij jou te krijgen.
Dus dat was een nieuwe uitdaging. Maar op dit moment kunnen we wel zeggen dat we daar nu echt aan het uit geraken zijn.
De contentlijn voor 2025 ziet er heel goed uit. En ook afgelopen jaar: wij zitten echt terug op pre-COVID. Met B2B hebben wij zeker het aantal evenementen terug.
Wij mogen fier zijn dat we dat opnieuw hebben kunnen binnenhalen.

[11:16] – Björn Crul
Steve, hoe kijk jij daarop terug en heeft het de business veranderd?

[11:28] – Steve Roose
Ja en nee. In die zin: wij stelden ons de vraag: zullen bedrijven nog investeren in mensen samenbrengen?
Op dat moment, zeker alleen met twee, drie mensen van je kantoor en ja, er gebeurt niks. Dus die vraag stelden we ons constant.
Bleek al snel, toen begin ’22 de zaken versoepelden, ruim versoepelden, dat dat een volmondig ja is.
De mensen verlangden absoluut naar die evenementen. Dus ’22, ’23, ’24 was een overrompeling. Ik heb daar geen ander woord voor.
Er was zelfs een moment dat we moesten stoppen met dingen uitvoeren, want het is zodanig snel en zodanig veel.
Nu zien we de effecten van de beslissingen op hogerhand. De president in de Verenigde Staten die een handelsoorlog voert.
En dan zijn de bedrijven nu nog altijd bereid om mensen samen te brengen, maar de budgetten worden met een loep bekeken, of onder een loep bekeken.
En dat voelen we, dat zien we. Dat zien we bij alle evenementenbureaus. Zij spreken daarover ook in de sector.
Maar goed, dat is een periode die we al gezien hebben in het verleden een paar keer.
Dus we weten dat daar pakweg binnen zes, acht, tien maanden een mooie kentering komt die dan weer hetzelfde niveau van pakweg ’22, ’23, ’24 zal winnen.

[12:39] – Björn Crul
Severine, wat ik mij herinner is dat er een tijd lang heel veel webinars en hybride events waren. Dat is nu weer wat minder populair, klopt dat?

[12:51] – Severine Smetz
Ik denk eigenlijk dat het dankzij die webinars is dat de live business zo snel is teruggekomen.
Op een gegeven moment, zeker als een COVID-periode zo lang duurt, zijn wij schermmoe, zijn wij webinar-moe.
Op den duur: je schrijft je overal in, maar dan denk je daarna: wat heb ik hieruit gehaald?
Je mist een deel en ik denk dat we dat allemaal heel fel gevoeld hebben.
Die connectie is er niet, je kan niet met mensen gaan spreken, je kan geen nieuwe ideeën opbrengen met elkaar.
En ik denk dat we dat heel fel gemist hebben.
Dus die webinars, ik denk dat we die dan ook dankbaar moeten zijn, want die live-ervaring heeft dat alleen maar terug sneller doen aanwakkeren.
Wij hebben ook in Kinepolis Antwerpen toen tijdens de COVID-periode een studio ingericht. Wij zijn daar eigenlijk mee gestopt, want de vraag tot live is alom aanwezig.

[13:40] – Steve Roose
Ja, toch. We hebben ook pakweg een jaar alleen maar online dingen kunnen doen.
Dus die online zaken blijven wel. Die worden soms gedeeltelijk aangeboden.
Een congres waarbij iemand niet kan bij zijn en dat dan kan volgen. Het wordt getapet, het wordt bewaard en dergelijke meer.
Maar het is niet hetzelfde qua feeling, qua beleving, qua een handshake geven aan iemand.
Dan even zwaaien voor een scherm is gewoon niet hetzelfde.
Dus die live experience, die primeert.

[14:23] – Björn Crul
Dan, ik kom weer even bij jou. Xtreme Creations, je bent er dertig jaar geleden min of meer ingerold, heb ik begrepen, bij toeval.
Hoe staat jullie business er vandaag voor en heeft COVID daar een impact op gehad?

[14:38] – Dan Vandevoorde
COVID had een gigantische impact in die zin: na hard werken, zoveel jaren, net voor COVID, waren we eindelijk bezig met wereldsterren.
De tour van Dua Lipa en Billie Eilish.
Ik heb een Engelse partner en een Italiaanse. We waren volop in ontwikkeling. We waren er bijna uit wat het ging zijn en hoe het er ging uitzien.
En dan, op twee weken tijd, wordt de hele wereld stilgelegd.
Geen events, geen festivals. Point of sale was ook al niet echt vet. Beurzen ook geschrapt.
Dus ja, je zit dan toch maar heel alleen op kantoor.
En uiteindelijk hebben we via ons netwerk het eerste jaar min 40%, het tweede jaar min 25%.
Wat al bij al nog meevalt in de eventsector. Een pak van onze klanten, eventbureaus, zaten op 5 of 10%.
En dan ook dat online gebeuren, dat dan ook toch wel niet echt met volle zin was.
Wij zijn eigenlijk met een team begonnen met de Dragon Ships van Ineos, dus de LNG-tankers, te beginnen bekleven in het buitenland.
En dat heeft eigenlijk gemaakt dat we geen cash verbrand hebben en dat we nadien heel snel in die gigantische golf zaten die eraan kwam, want iedereen wou doen.
Alles.
En sinds net na COVID zijn we eigenlijk nog altijd in overdrive en het is niet gestopt.
Maar wat Steve net zei: je voelt toch wel dat eventbureaus zeggen: ja, men moet meer doen voor misschien hetzelfde budget.
En die druk ligt er.
Dus dat wil soms zeggen dat de creativiteit toch wat inboet, wat dan ook weer geen goed gegeven is voor de algemene tendens.
Maar wij hebben uiteindelijk Europese klanten en zelfs verder dan Europa.
Dus in die zin zijn die shifts binnen België en Nederland, of dan UK, of zelfs in de States is het nu ook weer wat moeilijker.
Maar in zich vindt dat wel zijn weg, en we komen er wel uit.
Maar geopolitiek zijn het natuurlijk spannende tijden.

[17:11] – Björn Crul
Het woord creativiteit is gevallen. Ik denk dat dat is waar heel veel klanten net voor naar jullie kijken, naar de sector. En zeker, Steve, naar event agencies, om met creatieve concepten voor de dag te komen.
Waar blijf je die ideeën halen? Jij zit 25 jaar in deze sector. Hoe kom je nog op nieuwe concepten, nieuwe ideeën? Waar haal je de inspiratie?

[17:36] – Steve Roose
We werken met een team van zes mensen. Dus dat helpt in brainstormingsessies.
Natuurlijk heb je ook onze vriend ChatGPT ernaast. Dan gebruik je dat ook en op basis daarvan heb je een zevende persoon in je zaal zitten.
Maar de meeste zaken pik ik op op straat of sociale media en dan zeg je: ah, dat is een leuk ideetje, of die ga ik onthouden, of dat mogen we niet vergeten.
En soms sla ik het op op mijn pc, en mijn collega’s ook. En dan: wacht, wacht, hoe gaan we dat doen? En dat kunnen we zo doen.
Dus die zaken… daar is geen cursus voor of geen studie voor.
Ik vind vooral op sociale media gaat alles supersnel, en dan voel je de tendens aan: wat leeft er? Hoe moet je het overbrengen? Wat slaat aan, wat niet?
En als je iets hebt wat aanslaat, is het ook verkoopbaar naar de klant toe. En dan kan je met hier en daar accenten leuke dingen doen die je voordien niet had.

[18:38] – Björn Crul
Severine, ik zag jou knikken. Waar komt de creativiteit vandaan bij de invulling bij jullie?

[18:43] – Severine Smetz
Veel zit natuurlijk bij onze klanten, want wij zijn een venue, een box die ze bij ons vullen.
Wij werken daarvoor ook met partners, dus zij kunnen ervoor kiezen om met die partners samen te werken of het zelf in te richten.
Als ik eentje moet noemen dat by far onze meest creatieve is in zaken business meets pleasure, dan is het ons jaarlijks terugkerend ICT-congres Techorama, waar ze echt focussen op de combinatie van de twee.
Wij hebben ieder jaar een thema.
Twee jaar geleden bijvoorbeeld was dat circus, waardoor ze heel onze cinema omgetoverd hebben tot een circus en buiten zelfs een reuzenrad op de parking gezet hebben.
Daar moeten we dan natuurlijk met het team lokaal mee assisteren: mag dat? Hoe moeten we dat inrichten?
Maar ook binnen: receptieruimte, foyer, belichting in de zalen, dat wordt allemaal samen met hen bekeken.
Tot zelfs in het cateringgegeven: smoutebollen of dergelijke, dat wordt daar ook op geënt.
Afgelopen jaar hadden ze sport, en dan kom je ineens een heel sportief complex binnen.
Maar wij doen dat niet alleen, we doen dat met meerdere klanten.
We hebben ook klanten die ons voorstellen doen.
Bijvoorbeeld: ieder jaar een Gondola-congres en op een gegeven moment stelden zij voor: mogen wij al die affiches, dus die muur van affiches, vervangen door keynote-sprekers?
Dan zeggen wij natuurlijk ja.
En dan zit heel die muur vol keynote-sprekers, onder andere keynote van Lego.
En dan vinden zij daar een twist op.
En dat is super om te zien.
En ook de collega’s op marketing: wij brengen tv-producties tot leven, samen met de mediamaatschappijen.
We hebben (Masked) Singer gehad, we hebben De Mol gehad.
Wij proberen altijd mee te denken met de klant hoe we van onze cinema-omgeving die totaalervaring kunnen bieden.

[20:02] – Steve Roose
De meerwaarde komt vaak van een aantal mensen, artiesten, die je onstage kunt brengen.
En dat is een unieke ervaring, beleving, die de salt and pepper is van je event.
Op het podium gebeurt het, en die mensen kunnen iets meer brengen dan alleen het script of hetgeen wat je in gedachten hebt.
Dus die mensen zijn dikwijls de keyplayers in het verhaal.

[20:51] – Björn Crul
Dan, wat jullie doen is het vertalen van creatieve concepten in opblaasbare decors. Wat is de grootste uitdaging voor jullie?

[21:20] – Dan Vandevoorde
De uitdaging is af en toe dat de concepten als dusdanig moeten gepimpt worden zodat het kan vertaald worden in opblaasbaar.
Dat is een technische materie. Dat is ondertussen dertig jaar ervaring.
Dus daar zijn we ondertussen voldoende bedreven in om dat tot een goed einde te brengen.
En dan heb je natuurlijk het voordeel dat we met onze producten duurzaam zijn, omdat het textiel is dat gevuld wordt met een combinatie van lucht en druk.
En dat het heel gemakkelijk te transporteren, te monteren is.
De creativiteit halen we eigenlijk via onze klanten. Dat zijn de bureaus en de voorschrijvers.
Dat zijn mensen die iets bedenken op basis van wat ze zien passeren op sociale media of op een event.
Dan komen zij met een nieuw concept of aangepast concept naar ons dat wij technisch kunnen beoordelen: ja, dat kunnen we. Op die manier. Is dat goed? Dit is het budget.
En dan zien we wel waar het landt, of de klant het budget heeft, de eindklant.
The sky is the limit is altijd een gevaarlijke uitspraak, maar we zijn er toch in geslaagd om opblaasbaar – toen we dertig jaar geleden begonnen – van top of mind sekspoppen, als ik dat hier mag zeggen aan tafel, naar springkastelen, roze olifantjes, heel veel roze olifantjes…
Maar het is nu een deel van de marketingmix van tools die een eventbureau of marketing agency voorschrijft aan de klant voor allerlei gelegenheden.
En één beeld zegt meer dan duizend woorden.
Dus je hebt natuurlijk dankzij social media die hele fotografische, Instagrammable cultuur.
En dat is voor ons een fantastische evolutie.
Want elk festival: honderdduizenden mensen nemen foto’s van stages waar zij aanwezig zijn. Ze filmen het en dat wordt gepost.
Dus je zit met een gigantische drive wat betreft grote structuren die opvallen en die een bepaalde message brengen of een bepaald thema creëren.

[24:00] – Björn Crul
Steve, ik zei het al: je hebt 25 jaar ervaring in deze sector. Als je daarop terugkijkt, wat is het event of de belevenis waar je met het meeste plezier aan terugdenkt? Waar ben je het meest fier op?

[24:13] – Steve Roose
Een moeilijke vraag.
Ik zou zeggen: een paar jaar terug heb ik voor een internationale ministerconferentie de catering mogen verzorgen.
Daar waren presidenten en regeringsleiders worldwide aanwezig.
En dat was wel een verhaal.
Er komt heel veel bij kijken: veiligheid, kwaliteit, lobbying, mensen die van buitenaf hun eigen wensen, eisen, verzoeken meegeven.
En dat is allemaal tot een goed einde gekomen.
En dan loop je tussen de Merkels en de Macrons de trap af. En dan zie je die mensen in het echt.
En dat vond ik een ervaring die je eigenlijk alleen van een televisie- of videoscherm kan zien.
En dan zie je ook dat het allemaal toch een beetje anders is dan het wordt voorgesteld.
Als je de Turkse president en de Griekse premier elkaar ziet begroeten alsof het een klasreünie is van dertig jaar geleden bij manier van spreken…
Dat had ik nu niet verwacht.
Dus dat blijft een zeer mooie herinnering.
Ik ben blij dat ik die heb kunnen tot een goed einde brengen, dat er niets gebeurd is, maar ook dat alles goed verlopen is.
Dat is een mooi gegeven.

[25:32] – Björn Crul
Severine, waar kijk jij met heel veel plezier al op terug?

[25:35] – Severine Smetz
Dat is nu bijna zeven jaar Kinepolis B2B voor mij. In eerste instantie zeg ik: het team. Het is echt een topteam dat zich elke dag inzet.
En continuïteit is altijd heel belangrijk daarin. En dat die ervaring in de complexen blijft zitten, want het is daar dat het gebeurt.
Dus ik denk dat de samenhorigheid van het team voor mij een heel belangrijke is.
We gaan vrijdag trouwens ook nog met een deel op teambuilding, dus dat is ook heel belangrijk.

[26:05] – Björn Crul
Is alles geregeld? Er zit iemand aan tafel…

[26:07] – Steve Roose
We hebben een ensemble.

[26:09] – Severine Smetz
Ja, ja, ja. Kijk.
Dus het team, dat vind ik wel heel belangrijk om te vermelden.
Meest fier… ik denk, ja… ik moet wel teruggrijpen naar COVID, maar dat is misschien Kinepolis in zijn geheel.
Wij wilden toch nog altijd laten proeven van cinema.
En dan hebben we tijdens COVID Kinepolis On Tour georganiseerd.
Voor diegenen die het nog weten: dat was outdoor cinema op de meest magische plekken.
Maar ik kan zeggen: dat was toch een uitdaging.
We hebben dat twee jaar gedaan, twee zomers.
Maar de velden zoeken, de mogelijkheden, de F&B erop aanbieden… Want we werkten echt met elke afdeling heel intens samen.
We hebben een aantal heel mooie producties gehad, maar ik kan u zeggen: met de gemeentes, wat daarvoor allemaal nodig was… de verhalen daarom, daar spreken wij soms nog over.
En B2B-gewijs specifiek zou ik zeggen: wij proberen iedere dag weer voor zoveel mogelijk klanten paraat te staan.
In heel drukke periodes gebeurt het dat we in theaters drie tot zes evenementen B2B-gewijs op eenzelfde dag ontvangen of klanten ontvangen.
Dus ja, daarvoor moet je echt een enorme paraatheid hebben.
We hebben draaiboeken die heel goed op elkaar afgestemd zijn met de verschillende departementen lokaal.
We hebben ook twee national key account managers, want we zijn zo ingericht dat als een klant vanaf twee complexen kiest, hij ook maar één contactpersoon heeft.
Zij zorgen voor de doorbrief naar de theaters, zodat je een beetje een plug-and-play, een copy-paste hebt in de verschillende theaters waarvoor je kiest als klant.
Dus wij proberen onze service altijd heel hoog te houden. Wij vinden dat ook heel belangrijk.

[28:03] – Björn Crul
Zijn er genoeg mensen nog te vinden om al die services uit te voeren? Want we horen wel eens dat de krapte op de arbeidsmarkt zich ook laat voelen in de eventsector.

[28:14] – Severine Smetz
Ja, ik denk eerlijk gezegd dat dat voor elke sector een uitdaging is.
Ik heb hier het voordeel dat we met heel veel vaste mensen werken.
We zijn met een team van twintig, zeker vijftien organiseren mede-evenementen.
Dus daar hebben we geluk.
We hebben eventcoaches, we hebben ook een studentenpool waarmee we samenwerken.
Dat doen we al heel lang, samen met Randstad.
Dus daar zit onze kracht. Want wij moeten die niet ad hoc gaan zoeken iedere keer.
Waar ik wel zie: onze cateraars, ik denk dat die het niet gemakkelijk hebben.
Dat zien we post-COVID toch wel terugkomen.
De beschikbaarheden daar, zeker in drukke periodes, omdat we net een klant hebben die op één avond acht locaties kiest met één cateraar.
Dan moet je ervoor zorgen dat je die kwaliteit kan behouden of die service hoog houden.

[29:11] – Steve Roose
Specifiek voor een evenementenbureau zeg ik altijd: we doen geen job, we hebben een levensstijl.
Dus als de klant je belt, dan ga je.
Dat betekent niet dat je altijd overal die klant 100% kan of mag of zou moeten volgen.
Maar wij kijken niet naar de klok. Als je dat begint te doen, dan lukt het niet om mee te gaan in het verhaal van alle klanten.
Je moet kijken hoe je dat zo goed mogelijk kan doen: met het team werken, met freelancers werken, met je vaste medewerkers werken, met je leveranciers — dat heb ik al aangehaald.
Dat zijn belangrijke zaken, maar je kan niet op de klok kijken, dat gaat niet. Dan komt het niet goed.

[29:55] – Björn Crul
Dan, hoe arbeidsintensief is het om uiteindelijk die mooie creaties die jullie gemaakt hebben ter plekke op te bouwen en ervoor te zorgen dat alles tiptop in orde is?

[30:08] – Dan Vandevoorde
Als er stroom is, is het meestal niet arbeidsintensief.
Het is eigenlijk de stekker in het stopcontact steken en dan wachten tot het opgeblazen is.
Die ventilatoren of pompen zijn laag verbruik.
Nadien is het dikwijls nog een beveiligingsfunctie. Je moet opletten voor wind vooral en weer.
Soms leiden wij onze klanten op de eerste keer. Dan sturen we een coördinator mee om de eerste keer de montage zelf te doen.
Maar in het kader van duurzaamheid is het belangrijk dat de klant zijn eigen structuren plaatst en verplaatst.
En dat gebeurt dan ook. Zeker bij grotere investeringen worden die producten hergebruikt in een andere setting.
Maar de bedoeling is dat wij niet meer het vliegtuig of de auto moeten nemen naar Hamburg of Parijs om de klant te helpen.

[31:14] – Björn Crul
Je hebt naar duurzaamheid verwezen. Wat betekent duurzaamheid in de business van visuele marketing?

[31:23] – Dan Vandevoorde
Wel, heel veel.
We spreken nu specifiek over 3D-materiaal: logo’s, vormen, karakters.
Heel veel van die vormen… er is een hele tendens geweest van 3D-printing.
Op zich een zeer interessante evolutie, maar het zijn dure machines en relatief beperkt qua afmetingen.
Je hebt dan de shape-industrie: de stoeten die je ziet bij carnaval, met 3D-vormen.
Maar ook voor professionele toepassingen: stages, grote festivals, onder andere Tomorrowland en een pak anderen.
Dat wordt gemaakt uit een polymeer. Dat is polystyreen, wordt gecoat, beveiligd tegen brand en geverfd.
Maar dat zijn dingen die, eenmaal gedemonteerd, ergens in stock komen of vernietigd moeten worden.
Het blijft isomo, dus dat is niet milieuvriendelijk.
En dan hebben wij eigenlijk al dertig jaar diplomatie gevoerd om inflatable technologie te importeren in die wereld.
En dat lukt meer en meer.
Oké, er moeten nog dingen gecombineerd worden met harde materialen, maar de combinatie maakt dat je een optimale mix krijgt van visuals en visuele effecten.
Inflatable is wel hot.

[33:05] – Björn Crul
Wat jullie gemaakt hebben, is dat ook recupererbaar, herbruikbaar?

[33:10] – Dan Vandevoorde
Onze klanten proberen dat sowieso, omdat dat altijd grote dingen zijn die wat budget opeisen.
En dan gaan zij dat hergebruiken.
Van onze kant, als onderneming, proberen we bepaalde vormen ook herbruikbaar te maken op langere termijn.
Soms gebeurt het dat wij structuren terugnemen na het festival of na het event en dat we dat op onze verhuurlijst zetten.
Dat is ondertussen een hele lijst van toch een pak anomalieën, noem ik het.
Maar ja, om de jaar, om de twee jaar is er een klant of eventbureau die zegt: dat is leuk, voor dit specifieke event in dit thema lijkt me dit perfect.
En dan wordt het verhuurd en zo krijgt die inflatable een tweede leven.

[34:05] – Björn Crul
Steve, als we over duurzaamheid spreken, is dat een vraag die jullie meer en meer krijgen van klanten? Dat duurzaamheid een aspect is van het evenement dat ze willen georganiseerd zien?

[34:11] – Steve Roose
Ja, absoluut. Soms is het zelfs het aspect van het event zelf.
Ieder bedrijf van bepaalde grootte, bepaalde schaal, heeft een policy op dat vlak.
En vanuit de eventsector hebben wij zelf een app ontwikkeld waar we al die elementen kunnen aan toetsen.
Wat wij van nature uit doen: altijd kijken wat je lokaal hebt ter plaatse.
Als we een evenement doen in Antwerpen, kijken we voor een cateraar of audiovisuele firma uit de buurt.
We gaan die niet van ergens anders proberen te halen.
Maar de vraag, de policy, de berekening van CO-uitstoot, en alles wat belastend is, wordt gedaan.
Wij hebben klanten die absoluut geen rundsvlees op hun evenement willen.
Dat is één voorbeeld, maar die lijsten zijn veel langer.
Ik zag onlangs een uitnodiging van een grootbank passeren bij de sector waar je kon op inschrijven.
Men had denk ik 35 vragen, zes of zeven over ESG: de policy die het bedrijf voert op vlak van governance en ecologie.
Absoluut, dat zit in een event en dat wordt meer en meer meetbaar.

[35:34] – Björn Crul
Stemt dat overeen met jouw ervaring, Severine?

[35:36] – Severine Smetz
Wat wij zeker zien, is dat bij tenders voor overheidsinstanties scores worden toegekend en duurzaamheid scoort daar altijd hoog.
Zelf merkten we post-COVID dat het heel hoog op de agenda stond. De vraag: wat doen jullie daarvoor? Hebben jullie een charter?
Dan moesten we dat meesturen, ook tot aan onze cateraars.
In het huidige klimaat moet ik zeggen: voor onze business staat het minder bovenaan.
Dat is niet meteen een goed signaal, maar het geeft aan dat er andere zaken spelen waar bedrijven keuzes moeten maken.
Budgetten staan onder druk, en we weten allemaal: duurzaamheid vraagt middelen.
Dus wij zien dat op dit moment iets minder.
Wij proberen met de klant te kijken naar kleine dingen: pets vervangen door glas, lanyard-depositoren, bij cateraars kijken naar leveranciers en afvalmanagement.
We werken vaak samen met GM Catering, zij zitten daar als eventcateraar heel ver in.
Op B2B-gebied kijken we daar zeker naar.
In het grotere kader bij Kinepolis staat energiemanagement hoog op de agenda: technische installaties zo energiezuinig mogelijk maken, zeker projectoren.
En als cinema hebben we de uitdaging op afval en sorteren: dat verder optimaliseren.
Maar ja, we zien het nu iets minder. Ik denk dat dat een trend is die we liever anders hadden gezien, maar dat het huidige klimaat zich daar minder toe leent.

[37:33] – Björn Crul
De tijd zit er bijna op. Ik heb een laatste vraag waarop ik jullie wil vragen om een heel kort antwoord te formuleren.
Wat zien jullie als grootste uitdaging voor jullie business in de komende maanden, het komende jaar?

[37:48] – Björn Crul
Dan?

[37:48] – Dan Vandevoorde
Top of mind is de geopolitieke situatie.
Ik wil niet doemdenken, maar ik denk dat dat echt wel een serieuze uitdaging is waar we als bedrijf relatief weinig in kunnen betekenen.
Omdat het allemaal draait om een race van 70’ers en 80’ers die absoluut in de geschiedenisboekjes willen komen, of zoiets in die stijl.
Dus ik denk dat dat de grootste uitdaging is. Veruit.
Voor de rest draait de wereld wel voort, met of zonder ons, maar dit is de grootste uitdaging.

[38:30] – Björn Crul
Severine?

[38:30] – Severine Smetz
Ik denk dat wij unaniem zijn daarover.
Wij leven echt in onzekere tijden, maar langs de andere kant kunnen wij wel als sector positief blijven, want wij brengen mensen samen.
En mensen willen samen zijn.
We zijn de podcast ook zo begonnen. Het live connecten… wie gaat dat tegenhouden?
Ja, het is onzeker, budgetten staan onder druk, wij zien dat nu ook.
En dan gaan bedrijven keuzes maken, zeker op fun.
Wij zien dat met Sinterklaasevenementen: niet meer jaarlijks, maar tweejaarlijks.
Dat zien we wel.
Maar ik wil positief blijven: we zitten in een heel fijne, aangename sector, zowel B2C als B2B in ons geval.
En het samenbrengen van mensen… daarna kunnen ze nieuwe projecten opzetten.
Daar blijf ik sterk in geloven.

[39:24] – Björn Crul
Steve, de uitdaging?

[39:26] – Steve Roose
Ik kan mij alleen maar aansluiten bij die twee zaken.
Ik heb misschien één iets toe te voegen: dat wij niet mogen vergeten hoeveel mooie bedrijven we hebben in Vlaanderen.
Ik kan het niet genoeg zeggen: ik kom dagelijks bij nieuwe bedrijven binnen.
Ik ben soms totaal verrast wat die mensen allemaal doen: hoe vooruitstrevend zij denken, hoe innovatief zij zijn, hoe hightech zij zijn, hoe makkelijk zij in het buitenland de competitie kunnen evenaren of verbeteren.
En dat blijft onze troef. Ongelooflijk.

[40:00] – Björn Crul
Zo, onze tijd zit erop.
Het rest mij om jullie te bedanken voor dit gesprek.
Dan Vandevoorde, Severine Smetz en Steve Roose.
En jullie luisteraars: ik hoop dat jullie er iets van hebben opgestoken.
Bedankt voor het luisteren en graag tot een volgende Business Vlaanderen podcast.
En voor meer inspiratie kan je uiteraard terecht op onze website: businessvlaanderen.be.